RODO weszło w życie już rok temu, a wszechobecne pytania o zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz długie klauzule informacyjne stały się codziennością. Ostatnie zmiany, wprowadzone 4 maja 2019 r.  do Kodeksu Pracy, uregulowały kwestię przepływu danych między pracodawcą, a pracownikiem. Które dane pracodawca może przetwarzać bez zgody pracownika, a przetwarzanie których takiej zgody wymaga?

Jakich informacji pracodawca może żądać od kandydata do pracy, a jakich od pracownika?

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, pracodawca żąda podania następujących danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (ale wskazane przez tę osobę), wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg doczasowego zatrudnienia. Zmianą co do poprzedniego stanu prawnego jest wykreślenie przez ustawodawcę takich danych jak imiona rodziców oraz miejsce zamieszkania (adres do korespondencji). To z kolei pociąga za sobą kolejną zmianę – w świadectwach pracy, które są wydawane już po 4 maja 2019 r., nie umieszcza się już informacji o imionach rodziców pracownika. Co ważne, wymienione na wstępie dane to jedyne dane, których ma prawo żądać pracodawca podczas procesu rekrutacji. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż pracodawca w dalszym ciągu nie może żądać od kandydata dołączania zdjęcia do aplikacji. Pracodawca nie może także wymagać od pracownicy informacji o pozostawaniu w  ciąży, chyba że praca, którą zamierza podjąć jest niedozwolona dla kobiet w tym stanie. Kodeks pracy określa także katalog danych, których podania pracodawca żąda już od pracownika (po zawarciu umowy o pracę). Są to: adres zamieszkania, numer PESEL, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może więc żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika podania tylko wyżej wymienionych danych. Odmowa przedstawienia innych danych, nie może mieć negatywnych konsekwencji dla pracownika. Bez zgody pracownika pracodawca może przetwarzać jedynie wskazane powyżej dane. Należy też pamiętać, że pracodawca może także żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia – np. świadectw ukończenia szkoły czy dokumentów wskazujących na przebieg zatrudnienia.

Zgoda pracownika

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę także innych danych osobowych. Zatem jeśli pracodawca chciałby pracownik udostępnił mu dane, które wykraczają poza opisany zakres, musi uzyskać jego zgodę.  Jednak jest tutaj wyjątek, który stanowią szczególne kategorie danych osobowych. Są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, biometryczne i dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. W takim wypadku zgoda stanowi podstawę do ich przetwarzania, ale tylko wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przekazanie pracodawcy takich danych nie może prowadzić do dyskryminacji pracownika – z kodeksu pracy wynika zasada równego traktowania w zatrudnieniu.

Monitoring

Także wizerunek stanowi daną osobową pracownika. Z tego względu,  wejście RODO w  życie wymusiło zmiany w kodeksie pracy  i w tym zakresie. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, a także o celu jego wprowadzenia, zakresie oraz sposobie jego zastosowania. Nagrania z monitoringu pracodawca przechowuje przez 3 miesiące od dnia nagrania. Co ważne, monitoring nie może obejmować pomieszczeń, które są udostępniane zakładowej organizacji związkowej.